Zmniejszenie kosztów obsługi prawnej o 33% poprzez ryczałt
Firma e-commerce potrzebowała stabilnych kosztów doradztwa. Przeszliśmy z modelu godzinowego na model ryczałtowy, co ustabilizowało budżet klienta.
Współpraca z e-sklepem Moda pokazała, że przewidywalność kosztów jest ważniejsza niż doraźne gaszenie pożarów. Przeszliśmy na stały miesięczny ryczałt, eliminując niepewność przy rozliczeniach.
Wyzwanie
Klient zmagał się z nieprzewidywalnymi fakturami za obsługę prawną. W I kwartale 2024 roku koszty wsparcia prawnego wahały się od 4 tys. do 9 tys. zł miesięcznie, co uniemożliwiało planowanie budżetu operacyjnego.
Problem wynikał z ciągłych pytań o regulaminy i drobne korekty umów z dostawcami. Każdy e-mail był traktowany jako odrębne zadanie, co generowało wysokie koszty administracyjne i niepotrzebny stres przy zamykaniu miesiąca.
Podejście
Przejrzeliśmy historię faktur z ostatnich 6 miesięcy i zidentyfikowaliśmy powtarzalne potrzeby klienta. Zamiast liczyć każdą godzinę pracy, przygotowaliśmy ofertę stałego ryczałtu obejmującego obsługę bieżącą.
Nasz zespół z Konsulat Rozwoju wdrożył też prosty system zgłoszeń mailowych, aby ograniczyć chaos komunikacyjny. Dzięki temu mogliśmy lepiej planować czas naszych prawników i uniknąć nagłych zapytań o wysokim priorytecie.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy miesięczny ryczałt obejmujący weryfikację 12 umów oraz nieograniczoną liczbę konsultacji prawnych dotyczących bieżącej działalności sklepu. Ustaliliśmy jasne zasady, co wchodzi w zakres ryczałtu, a co wymaga osobnego wyliczenia, aby uniknąć nieporozumień.
Przejście na ten model pozwoliło klientowi na pełną kontrolę wydatków. Teraz firma wie dokładnie, ile wyda na pomoc prawną w danym miesiącu, bez obaw o nagłe dopłaty za dodatkowe godziny pracy zespołu.
Rezultaty
Stabilizacja kosztów przyniosła odczuwalne oszczędności w budżecie firmy, a czas obsługi zapytań spadł o niemal połowę, ponieważ wyeliminowaliśmy procesy weryfikacji godzin dla każdej drobnej porady.
Harmonogram
-
Kwiecień 2024Analiza historycznych kosztów i audyt umów
-
Maj 2024Wdrożenie modelu ryczałtowego i systemu zgłoszeń
-
Lipiec 2024Pierwsze podsumowanie finansowe po 3 miesiącach
"Z początku byłem nieufny wobec przejścia na ryczałt. Po trzech miesiącach widzę jednak, że budżet stał się przewidywalny, a my nie boimy się pytać o drobiazgi, bo są one w cenie."