Skrócenie czasu analizy umów o 62% dla szczecińskiej firmy produkcyjnej
Klient zmagał się z długim procesem weryfikacji umów dystrybucyjnych. Dzięki naszemu systemowi audytu czas obiegu dokumentu spadł znacząco.
Firma Stal-Pol Serwis borykała się z paraliżem działu prawnego przy obsłudze 47 kontraktów dystrybucyjnych rocznie. Konsulat Rozwoju wdrożył zoptymalizowany schemat weryfikacji, co pozwoliło odblokować zamrożone procesy w zaledwie 3 miesiące.
Wyzwanie
W styczniu 2024 roku zarząd Stal-Pol Serwis zgłosił się do nas z konkretnym problemem: średni czas od otrzymania umowy do jej akceptacji wynosił 14 dni roboczych. Przy dużej skali zleceń powodowało to przestoje w dostawach komponentów do kontrahentów z Niemiec.
Sytuację utrudniał brak przejrzystego systemu kontroli zmian w dokumentacji. Dział handlowy przesyłał poprawki mailem w różnych wersjach, co generowało 8-12 pomyłek przy redagowaniu końcowych zapisów prawnych w każdym kwartale.
Podejście
Nasz zespół w składzie 3 doradców przeanalizował historię 24 umów z poprzedniego roku. Zidentyfikowaliśmy wąskie gardła na etapie wewnętrznych konsultacji między działem sprzedaży a radcą prawnym.
Wdrożyliśmy ujednoliconą listę kontrolną dla handlowców oraz ustaliliśmy sztywny format wymiany uwag. Przejdźmy do konkretów: ograniczyliśmy liczbę osób decyzyjnych w procesie z 5 do 3 kluczowych specjalistów.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy szablonowy model umowy, który zawierał 79.5% powtarzalnych zapisów prawnych. Pozwoliło to prawnikom skupić się wyłącznie na zmiennych parametrach cenowych i terminach dostaw, zamiast czytać całość dokumentacji od początku.
Dodatkowo, wprowadziliśmy dedykowaną skrzynkę odbiorczą dla umów, co pozwoliło uniknąć chaosu w prywatnych mailach pracowników. Od lutego 2024 roku każda umowa przechodzi przez pierwszy etap weryfikacji w ciągu 4 godzin od wpłynięcia.
Rezultaty
Dzięki zmianom procesowym, firma Stal-Pol Serwis odzyskała płynność operacyjną. Czas pracy zaangażowanych specjalistów został lepiej wykorzystany, a błędy w dokumentach niemal wyeliminowano.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt historycznej dokumentacji i analiza wąskich gardeł.
-
Luty 2024Wdrożenie nowego modelu obiegu dokumentów i szkoleń dla handlowców.
-
Marzec 2024Pierwszy pełny miesiąc pracy w nowym schemacie i pomiar wyników.
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, ale skrócenie czasu z 14 dni do niespełna 2 to zmiana, którą poczuliśmy w wynikach sprzedaży jeszcze przed końcem kwartału."